Consultar Documentos
Esta funcionalidad le permite hacer la consulta de documentos adicionados al sistema, descargar el resultado que arroja la consulta, ver detalles del documento y descargar el archivo pdf que fue agregado al sistema.
Para consultar documentos, ingrese desde el menú principal a la opción Gestión Documental > Consultar Documentos.
Figura 1. opción Gestión Documental > Consultar Documentos
Al ingresar a esta funcionalidad, podrá ver la ventana con los campos que le permiten hacer la búsqueda de documentos por fecha o tipo documental.
Figura 2. Ventana Consultar Documentos
Identifique cada uno de los criterios de búsqueda en la ventana de consulta de documentos: fecha inicial, final, tipo, sub sección, asunto, serie del documento (vea la descripción de estos campos en el módulo Adicionar Documentos.
Encontrará también los botones "Buscar", que le permitirá realizar la búsqueda según los criterios ingresados, y el botón "Limpiar", que le permitirá limpiar la búsqueda realizada.
El sistema filtrará los resultados, de acuerdo con los criterios de búsqueda ingresados.
Para hacer búsqueda por fechas, seleccione fecha inicial y fecha final
Figura 3. Seleccionar Fecha Inicial
Figura 4. Seleccionar Fecha Final
En este caso, ingresaremos las siguientes fechas para consultar:
Figura 4. Seleccionar fechas
Si presiona el botón buscar, sin elegir otros criterios de búsqueda, el sistema sólo buscará por las fechas extremas y mostrará el resultado de la siguiente manera:
Figura 5. Resultado búsqueda por fechas extremas.
Para realizar consulta por tipos documentales, Seleccione el tipo de documento que desea consultar y presione el botón "buscar", ejemplo actas.
Figura 6. búsqueda por tipo de documento.
El resultado de la búsqueda traerá sólo el tipo de documento "Actas".
Figura 7. Resultado búsqueda por tipo de documento.
Para realizar consulta por sub sección, Seleccione la que desea y presione el botón "buscar", ejemplo Auto 004.
Figura 8. Resultado búsqueda por sub sección
.
Para realizar consulta por Asunto, Seleccione la sub sección y seguidamente el asunto que desea, ejemplo: sub sección: Auto 004 Asunto: Programa de Garantías y presione el botón "buscar"
Figura 9. Resultado búsqueda por Asunto
Para realizar consulta por serie documental, Seleccione la sub sección, el asunto y seguidamente la serie del documento que desea, ejemplo: sub sección: Auto 004 Asunto: Programa de Garantías serie: Plan de Salvaguarda Pueblo Cofan y presione el botón "buscar".
Figura 10. Resultado búsqueda por serie documental
Nota: Observe que existe dependencia entre las opciones asunto y sub sección y serie documental, asunto y sub sección, si escoge uno de estos dos criterios, deberá seleccionar los de su dependencia inicial.
Podrá hacer combinaciones con los criterios de búsqueda, filtrando al máximo para minimizar los resultados.
Figura 11. Resultado seleccionando todos los criterios de búsqueda
Para descargar este listado, presione el botón de exportar a excel:
Figura 12. Botón Exportar a Excel
Para ver detalles o editar* el registro del documento ubique el documento y presione el botón "seleccionar" que esta ubicado al lado izquierdo en el listado de resultados por cada documento.
Figura 13. Botón seleccionar documento
Seguidamente se abrirá la pantalla de adicionar documentos, precargando los datos del documento adicionado al sistema.
Figura 14.
Para descargar el documento presione el botón "descargar", que se encuentra ubicado en la ventana de edición del documentos en la parte inferior izquierda.
Para guardar datos editados*, presione el botón "guardar".
Presione el botón "Cancelar" para salir al menú principal.
*Si no es usuario archivo, solo podrá editar el registro de documentos antes de completar su información de gestión de archivo.